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新年之变 从办公环境开始!

来源:博天堂官网 | 时间:2018-08-18

  曾有一次采访学习型组织之父彼得·圣吉,一系列关于组织变革的问题谈完后,记者问他:“在您的实践中,什么才是建设学习型组织的关键?”彼得·圣吉非常认真地回答:“安静,安静的环境。”

  关于办公环境的变革还有一个故事。《精品购物指南》早期经营得并不好,但1990年代后期看准机遇、重大转型时,先是领导在员工大会上做了一番慷慨激昂的讲话,随后对转型懵懵懂懂的员工们发现:公司开始重新装修了!比如,原本平淡无趣的墙面,被油漆粉刷得鲜艳起来。在越来越前卫的办公环境里,编辑记者的状态乃至文风都在从传统变得时尚……

  人是环境动物,企业家与其在员工大会上宣讲新一年的管理转型,不如从环境的改变开始,让转型获得环境的支撑。环境变,人自变!

  而另一个相反的故事,还是发生在一个媒体同行身上。这家媒体早期创业时,所有人挤在地下室里,条件虽不好,但人们热火朝天,颇有“官兵一家”、众志成城之感。后来终于在北京建起了属于自己的大厦,自豪地搬入。可随后的问题是,入住新楼后,员工的创新性开始萎缩,创造的“产品”反而不如条件不好时那样拍案叫绝。入住大厦、有了“单间”后的员工,也开始怀念“地下室时代”的热烈和温暖。

  应该说,他们的“办公条件”虽然改善了,但无形中却触碰到了办公环境的红线——环境能否对管理形成支撑?对管理形成的是增力还是阻力?期中的规律不可小觑。

  为此,新年伊始,《中外管理》专门组织了《新年之变,从办公环境开始!》专题报道,从最前沿的办公环境规律探究,到国际一线企业的环境设计思路,再到如何用办公环境启动“流程改造”、不同绩效考核的公司应用怎样的办公环境等问题,都进行了大量采访和解答。

  还是那句话,人是环境动物,一方面要小心你的办公环境阻碍了管理转型,另一方面,擅于利用办公环境为管理转型增力,则是一个卓越管理者的必备绝活。管理(李靖)

  开车一个小时,挤地铁半个小时,步行20分钟,从郊区到市中心,最终来到办公大楼前,一个箭步挤入了“寸土寸金”的电梯,快速打卡后冲向工位才是最佳选择……

  腰酸腿疼,伴随隔壁同事无休止的电话声,两个小时之后开始眼睛发干、内心烦躁,极度渴望马上去天台放放风,或者到茶水间说说八卦。想到午餐虽然让人有点儿小兴奋,但不管中午吃什么,下午要开三个会、五张报表必须当天提交……此时装修再豪华再智能的会议室也像虚拟监狱般让人想逃离。

  知识工作者族群的诞生,造就了最奇特的社会空间——办公室,也许是独栋建筑,但更多是大厦中的一层或者一间。人们从家到办公室,从一栋楼房到另外一栋楼房,虽然没有了冰冷嘈杂的流水线,也没有大量体力劳动带来的辛劳和痛苦,但往往由于被拘禁到一个相对狭小、高度集中的空间,产生了“新白领病”。心里的烦闷抑郁,外加久坐带来的健康危害,一些办公室高大上的背后,是员工的望而却步。

  设施齐备、装修拉风、设计独特,还是功能丰富?其实这些都不是关键。著名未来学家、商业思想家丹尼尔·平克指出——全新的世界将进入一个“高感性”时代,身处其中的人也必须拥有高感性能力,即:善于观察趋势和机会,创造优美或感动人心的作品,编织引人入胜的故事,以及将看似不相干的概念,转化为新事物的能力。

  而这种看似有点玄妙的能力,就如同乔布斯非常钦慕的禅的味道:无中生有,幻化无边。但如果想具有这种能力,则必须拥有一个真正激发灵感的“创新环境”。未来的办公环境将不再是一个标准化的、过于严肃以及充满各种规章制度的“正式空间”,而将变成一个创意生产车间和灵感孵化器,特别是在如今这个技术不断发展更新的时代,办公室的智能应用也将不断增多。

  打个比喻,全新的最佳办公室就像小龙女的洞穴和冰床一样,看上去似乎十分普通,但进入之后却会发现“机关重重”,过一段时间竟然能让人功力大增。看到这里,也许会有很多人好奇,最酷炫的办公室真的有这么神奇吗?那么就让记者带着你开始全球冲浪、脑动大开的神奇之旅吧。

  的确,这两家企业近10年的成功业绩,让它们成为了创新的代名词,它们的总部也被很多企业家视为朝圣之地。就说一年多前刚刚完工的位于爱尔兰的谷歌欧盟总部吧,各种色彩明亮的空间分割,随处可见的沙发和座椅,人们甚至可以躺在沙滩椅上工作,还有不间断供应的优质食物……不过不知为什么,人们对此却有些无感,似乎一切都在复制所谓的硅谷模式,即宜家家居店和自然博物馆的混搭。

  怪不得两年前,位于谷歌新总部的设计图曝出后,媒体竟说它有点枯燥,只是外形设计比较别致外,其他的似乎就有点重复老路了。

  乔布斯去世前曾经多次希望将苹果总部设计成宇宙飞船,但如今依然没有全部完工,似乎还很难评判最终效果。不过2012年库克接任总裁之后,爆出了苹果秘密总部的内部场景,说实话看过的人多半有点小失望,有点沉闷怀旧的装修风格,壁垒森严的内部管理,家具都是经典款,美国大学风格,就像乔布斯自己多年不变的穿着一样,简单、实用、舒服、不刺眼,但绝对不那么特别。

  这让人不由得想起地处北京亦庄的诺基亚中国总部,那座绿色的大楼曾经是业界骄傲和当时最受欢迎的参观之地。配备高端的健身房和美容室,专业的按摩师和理发师让员工们曾经流连忘返。当初最大的奇观就是从透明玻璃外墙看进去,发现楼上的女主管正在享受美发师的优质服务,楼下的普通员工则在绿植掩映的咖啡吧里小酌片刻。对了,到了饭点儿,除了可以吃上美味自助,你还可以自己多点一份五星大厨烹调的优质小牛排。此外,这里的工作空间不仅仅是舒适,还具有高度私密性以及独特的设计理念,号称“让员工工作20个小时都不嫌累”。

  遗憾的是,如今这座大楼不复辉煌,人们发现,如此优质的工作环境,并没有带来真正的高效管理和颠覆式创新。那么,真正具有创新性的工作环境到底是怎样的?我们对于谷歌和苹果的理解是否太肤浅和片面?

  的确,仅仅需要大量金钱和前卫设计的堆积,就能成为所谓的前卫办公室,恐怕也会像诺基亚的高管一样,最终收获的是失望和痛苦。在去年的诺基亚大裁员过程中,很多公司在招聘时发现,前诺基亚员工竟然连安卓系统的程序都没有尝试写过,这样固步自封,即便拥有再美好的办公空间恐怕也没有意义。

  1960年代依然还是一片荒地和果园的硅谷,为何会成为全球的创新中心,谷歌为什么可以持续保持创新?其实仅仅看到这些所谓办公环境管理的外观还只是第一步,办公环境管理的真正意义还在于使用起来感觉怎么样,而在这里就必须引入一个全新的概念——ABW。

  ABW,(Activity-based Work Environment),最早翻译为“基于活动的工作模式”,如今更加时尚的说法就是“移动中的办公”。

  这个概念其实20年前已经生发,提出者是荷兰咨询顾问、《办公室的死亡》一书的作者埃里克·费尔德亨。以他作为创始人的设计公司如今依然非常活跃,原因很简单,这种当年有点超前的办公室理念,如今已经成为线年完工的麦格理银行总部的整体设计思路,很能说明这种基于移动办公的理念——走入大楼,最引人瞩目的是10层高的中庭,呈现完全开放式的模块,一共有26个会议室点缀其中。众多工作区环绕着中庭,每个工作区可容纳100名员工,员工随时可选择适合的场所工作,也就是说坐在身边的同事可以经常变化。主楼梯衔接起这些区域,形成了一棵“会议树”,象征着麦格理集团与客户紧密联结的关系。一层的主要通道为公共空间,利于举办各种公司活动和慈善活动,同时这里也有咖啡馆和餐厅。在办公楼层,根据各种业务内容,设计了一些聚会场所,如餐厅、花园、树屋、娱乐室以及咖啡室,制造各种偶遇机会以鼓励在各群体间的横向交流。

  此外根据绿色环保的要求,设计中合理利用了水电等能源,令总体能耗比同类建筑下降50%。衔接各区的室内楼梯则减少了50%的电梯使用量,便捷的沟通,使纸质文件的存储需求和印刷数量也分别降低了78%和53%。当时3000名员工都迁入新楼后,几乎有55%的人每天在根据工作内容更换工作场所,而且调查结果显示,77%的人赞成拥有这种自由度。而如今,这栋特别的总部成为了银行业改革和创新的先锋建筑。

  之前的一份咨询报告曾经显示,仅就亚洲地区而言,员工在办公桌前38%的时间用于可中断的工作,22%的时间用于不可中断的工作,26%用于与同事合作,10%用于电线%用于其他活动。

  此外随着移动技术发展,很多员工在外移动办公的情况增多,某些人甚至会选择更多时间在客户那里拜访,或者在家里深入思索,这时候,办公室的存在到底意味着什么呢?

  “应该主要是沟通吧,毕竟很多讯息交流依然要靠面对面的反馈,而且跨部门合作的过程中还是需要更多的直接沟通。”一位前制造业企业的高级经理告诉《中外管理》。如果说目前大部分互联网企业的内部沟通成本还比较方便的话,传统的企业,特别是制造业的跨部门沟通问题则往往更加严重,工作链条过长,导致每一个环节都自成体系同时还必须相互呼应。但如今随着移动化浪潮的来袭,人们早就不把办公室当作是唯一的工作、社交场所,小圈子文化和非正式沟通日益增多,但这与企业长期发展的诉求是相违背的。

  如何鼓励人们来到办公室,享受沟通的过程,又如何保证私密性呢?其实很多基于ABW模式设计的办公室就很好解决了这个问题。

  比如:增加会议室,特别是小型会议室,为喜欢私密性的员工提供更多的隔断,允许工作空间随意性增大,以及为许多员工个性化需求设计站立式办公桌,并且增加更多的休息、放松场所,员工可以在各个场景中随意移动。其实这样的做的目的,不仅仅鼓励了沟通与交流,也正呼应了高感性时代的需求,人们需要的是对个性化的尊重,以及柔性沟通的增加。毕竟再强大的人也不能独自完成工作,合作是必须的,而我们也只能选择一种更加合适的方式进行合作。

  可以说,这种设计模式,在任何一家小型传统公司内部都可以完成,而不仅是互联网巨头的专利,并不需要太多的资金投入和所谓的知名大牌设计师,通过对整个工作流程的梳理和对员工工作习惯的分析,就可以轻松获得。比如,有很多可以移动的白板,让人们可以随时写写画画,在特定区域可以播放音乐、舒缓情绪,或者将空间设计变得更加灵活可拆卸,员工在其中可以真正放松享受,这能让他们回到创造者的本源状态。

  从这个角度而言,乔布斯其实非常超前,他参与设计最多的一栋办公大楼并非苹果总部,而是动画公司皮克斯的大楼。

  众所周知,皮克斯是乔布斯的福地也是他设计和经营理念更新的奇妙之地。据当时的设计师回忆,乔布斯深入思考后,决定让每一个人都可以站在同一个屋顶上,他不希望楼房超过2层,由于乔布斯的坚持,最终皮克斯大楼被设计成一个“中庭”。乔布斯希望员工来到的是一个共享空间,与同事进行偶然的对话,让人们自然地交流。为了达到这个目的,他甚至将餐厅到放在了大厅里。这恐怕也解释了,为何苹果总部看起来像是美国的某所州立大学的内景。虽然早年辍学,但大学内部那种自由并富有活力的环境,对乔布斯有着巨大的吸引力。

  正如著名科技思想家《伟大创意的诞生》一书的作者史蒂文·约翰逊所言,“什么样的环境有利于创意出现呢?”回答其实特别简单:“当一种环境能让人更加方便地去接触‘开发相邻可能’时,这种环境就具备了最大的创新潜力。”其实,无论是之前的硅谷模式,还是如今前沿的移动模式,都在塑造一种释放创新潜力的环境,那就是使得整个整个组织成为真正意义上的随时流动的有机体。管理

  很多时候,高级管理者的办公室往往会被过度装修和装饰,空间也很大。实际上,高管如果与普通员工之间的距离太远,往往会对企业一线缺乏了解,这当然会导致决策失误。如果高管喜欢封闭自己,企业的创新性也会大减。如今前沿的高管办公室模式,则是缩小高管的独立空间,降低沟通成本,让“走动管理”更加切实可行。

  头脑风暴是创新最可能产生的方式,但目前很多公司的公共空间很精彩,会议室往往乏善可陈。枯燥压抑的会议环境,会导致长时间开会的人们思想开小差,很难获得很好的效果。除了会议室采用蓝、绿色调这些让人情绪放松、可以长时间投入工作的色彩外,公司最好有不同类型的会议室可供员工选择。特别是在外部客户来访时,可以根据客户的喜好选择不同的会议室,会产生很不错的谈判效果。

  在很多公司里,女性员工的数量增多早已不是秘密,与男性员工相比,她们的需求更复杂和隐蔽。比如,哺乳。很多妈妈苦于没有哺乳空间或者是女性休息空间,从而导致各种精神和身体疾病,造成了误工和效率减退。其实很多女性员工对公司的忠诚度更高,如果能为她们设置更私密的空间,就可以减少员工流失率,也可以提高组织绩效。

  与以往不同,全新的工作空间,重视对于员工健康的管理。有些研发机构甚至会到点提醒员工吃饭,员工超时工作会断电,这种做法既鼓励员工必须高效工作,也减少了过劳死现象。此外也回到了环境设计的本质,即让人们更加舒心、高效地工作,毕竟睡在冰冷地板的简易床垫上是一件并不快乐的事情。反之,设计更多休息、放松场所,能有效鼓励员工高效完成工作。此外还可定期聘请健康顾进行环境健康管理,比如增加更多的有氧绿色植物,更多舒缓心情的颜色,调节出更加合适的温度与湿度。包括办公室地毯的洁净程度,以及各种电子设备的辐射强度等健康管理要素,都可考虑在内。

  如果说以往的办公餐厅,特别是大型企业的餐厅所营造的氛围像是一种多人聚会,如今的办公餐厅的设计,更强调小餐厅的设置,便于一些工作伙伴深入讨论问题,保证沟通的私密性和特殊化。还有不少企业开始设置一些简单的餐吧,以实现小餐厅的效果。皮克斯的餐厅还有常有乐队来进行表演,就是为了活跃气氛,让人们在吃饭的同时可以放松情绪,与更多不同部门的人们进行畅快沟通。

  安静是学习型组织的基本条件。其实,如今多数办公室的杂音无处不在,人们必须忍受各种杂音的污染,这是工作不能专心的罪魁祸首。如今一些公司会给员工隔离杂音的办法,比如给员工提供隔音耳机,或者在大办公室旁边设置小型交流空间,当有人需要大声说话时,能更方便地离席去更加私密的空间交流。如此,才能使办公空间更有利于员工的注意力集中和深入思考。管理

  有时候需要社交,有时候需要私人空间,这是人类需求的核心。办公室给了员工什么样的环境,就是在给他什么样的文化暗示。

  清晨,你要处理新收到的邮件。你甚至可能只用半小时,就处理完大脑匀速运转1-2天才能处理完的信息。为什么这样的“奇迹”不易在办公室发生?

  在办公室环境中,人们平均每三分钟就会被数字干扰或人为干扰打断一次。加州大学的近期研究表明:每当干扰发生一次,要让思维重新回到手上的工作,平均需要23分钟。

  因此,如何让办公环境减少干扰,让员工专注工作是一个大课题。是把办公室打通,还是更多的建立私密办公空间?这不需要赶潮流,而是要考虑人性的需求,以及业务流程、组织战略的需要。

  Steelcase是成立于1912年的全球性办公家具企业,也长期研究办公环境对员工行为和效率的影响。它发现,在各国的企业里,太多的互动和太少的私密性已呈现危机之势。这对于员工的创造力、生产力、敬业度以及身心健康都造成了严重的负面影响。

  毋庸置疑,同事间的彼此互动对达成目标事关重要。但也需要给每个人留出集中思考、恢复精力的时间和空间。而今天太多的办公场所,并没有将私密性作为一个必须实现的功能。

  “人们时不时对私密性的需求,无论是在工作中还是在公共场合里——和人们需要有群体一样,都是基本的人性。”Steelcase WorkSpace Futures研究小组总监Donna Flynn解释道,“当人们合作共事的程度越深,让他们有独处的时间就越重要——没有打扰,可以运用专长,对手头的挑战形成扎实的观点。同时人们也需要私密空间来解压放松、恢复体力。”

  “很容易分心”、“环境充满压力感”、“不能正确地聆听自己的思考”是员工对对缺乏私密空间经常的抱怨,甚至有人不得不戴着耳机,听着音乐或只为捂耳朵,以享受安静的工作,而不是周围同事的声音。据一家英国的咨询机构Sound Agency主席Julian Treasure指出,办公室里最具破坏性的声音就是人们交谈的话语声。还有其他恼人的噪音,像空调、电话铃声、车流声、附近施工等,办公环境的噪音甚至会导致生产力下降66%。

  盖洛普近期发布的全球办公场所状况表明:全世界范围内,只有11%的员工在工作中感到投入和被鼓舞,他们有相对而言更多的私密空间,对办公场所也更为满意;相反,对办公环境强烈不满意的员工中,有63%的员工缺乏敬业度。

  而进一步剖析数据会发现:在美国员工中,有20%远程办公时间的员工,是所有受访者中敬业度最高的一群。这些人可以在办公室里和同事们互动合作,也可以在远程的私密空间里完成个人工作,并且两者达到了平衡。

  每个人的座位是固定的,不得不在充斥着各种刺激源的环境中工作。畅销书《安静:内向性格的竞争力》一书的作者Susan Cain表示,许多人表现出色的条件是:不能一直有他人在身边。

  许多时候,团队合作常常凌驾于其他需求之上,结果很可能造成“群体思维”的心理现象——人们自然倾向于向同辈压力屈服,赞同他人,而不是冒着被孤立的风险提出不同的观点。

  2014年,Steelcase发起了一项覆盖全球14个国家的调研,证实对工作环境满意度高的员工同时敬业度也最高。

  为什么一说到高敬业度,就让人不禁想起最“最佳雇主”?随即想到了那些囊括了生活、娱乐、社会属性于一身,无比惬意的、令人向往的办公环境?原来,好的办公环境不只是一个物理空间,更是一个符合人性需求、健康需求、能激发创造力的场所,乃至比家还要舒适且更让人流连。有些企业的办公环境,除设有咖啡厅、健身房之外,还有诊所甚至是幼儿园,员工完全可以和孩子共进午餐。

  而过去的办公室,最多也只是关注到“人体工学”的需求。比如,给员工配备更舒适的桌椅、更适合的灯光、更适合的温控系统等。如今,企业认识到让员工多活动身体的重要性,因为长时间一个姿态工作,将直接造成脖颈腰背痛、注意力下降,甚至影响精神和思维水平。Steelcase的研究表明,高度敬业的员工中有96%能在工作中自由活动并且变换姿势。于是,给员工选用一把可以让他变化多种姿势依然坐得很舒服的座椅,给员工设计可以不拘姿态的“沙发间”,可以想跑跑步、活动几下的健身房有多重要。

  如今,员工的工作时间普遍很长,或者你想留下员工自愿加班,那么提供给员工各种室内和户外的空间就非常关键。

  当你的工作搭档身处大洋彼岸,而你的办公环境却不能支持并促进你们交流,你会不会抓狂?人们需要舒服地看到自己的团队伙伴,清晰地听见彼此交谈,以实现必要的“思维共享”。

  因此,你的办公场所是不是有更为高速的网络设备、硬件支持,以及很容易找到安静的小会议间。这也许并不需要你有多大的办公场所,一些看似不能“施展”多大功能的一隅,经过巧妙设计却可能别有洞天;一个敞开式空间,因为加设了几根立柱,就会呈现出独立空间的感受,还不影响办公环境的通透性。

  员工不仅需要明亮的办公环境,同时需要可以自我修复、乃至满血复活的地方。这便意味着今天的办公场所,要能帮助人集中注意力,充分地专注于当下的事,实现有创造性的思考。因此,办公场所要成为一个既互相联接,又彼此独立的空间所构成的生态系统,能够满足人们身体、精神、心理层面的需求,并让他们自由选择和控制工作的地点和方式。

  同时,一个企业的办公环境,将反映你的企业文化、人力资源战略及业务流程,这是一个共生的生态系统。

  研究表明,由于人的注意力和记忆力存在极限,因此当人们可以将认知的内容卸载到环境中去时,他们能表现得更好。而Steelcase研究人员正在探索:怎样凭借科技建筑元素和家具,让物理环境能承担日常的任务,比如,预见到何时应该打开设备,如果能将一些功能卸载到环境中去,能让员工释放“脑内存”来处理复杂的问题。这相对于Steelcase已经推出的交互式电子白板,又是一种智能升级了。

  当工作发生变化时,人的需求也会发生变化;当需求改变时,办公环境也需要改变,来保持对工作的支持性;而当环境变化时,人的行为也会随之改变。

  管理模式的改变,势必体现在办公的环境上。改善办公环境,提高效率,已经成为企业健康发展的一个战略性要素。

  口述/清华大学工业工程系教授于瑞峰整理/本刊记者谢丹丹

  “老板不会对无价值的改善有兴趣”,富士康近期邀请了台湾国立科技大学研究工效学的李永辉教授,专门成立了人因工程中心,运用工效学的相关知识来改善工厂员工的工作状态。

  该中心针对富士康的工作地与办公室环境,实施了许多关于工作负荷分析、人因性风险评估、产品品质改善、职业伤害风险下降、办公室人因改善、效率提升等方面的改善和设计项目,帮助工人在保证健康、舒适、安全环境的同时,提高工作效率。例如,为降低工人腿部疲劳,增加了地板的柔软性。

  例如,不少公司会选择使用一些符合人体工程学的办公设备,以便通过提高员工的工作舒适度来实现工作效率的提升。

  简单来说,工效学研究的是人、机器、环境在相互作用条件下,如何使人的健康、安全和舒适等达到最优化,从而最大限度提高工作效率。

  人、机器、环境三者之间是联动的关系,其中一个因素的变化,必然导致其余两个因素发生相应的改变。目前,对于大多数管理者而言,管理的实现,更多依靠的是技术手段,例如引入信息管理系统。如果管理模式发生改变,技术手段也会发生相应变化——但在这个过程中,管理者往往容易忽视办公(工作)环境的支撑作用。

  有人做过实验,如果一个人每8分钟被打断一次,写一篇文章就永远也完不成。因为人从构思到提笔,正好是8分钟的时间。有调查显示,能帮助员工出色完成工作的最重要环境特质,就是不受噪声和其他视觉、听觉等因素的干扰,从而能够集中精力工作。

  当然,除了噪声,影响办公环境的因素主要还包括以下几个方面:微气候(包括温度、湿度、气流速度)、视觉(包括照明和色彩)、人际间的沟通模式等几个方面。

  从宏观上来讲,在于人、机、环境之间是否达到了最佳的匹配度,从而实现管理效率的提升。评价一家公司的办公环境优劣,并不在于办公面积的大小、设施是否高档,设备是否齐全,而应该更多地着眼于办公环境是否能更好地服务于人,是否能够与公司的业务流程、沟通模式、工作性质相匹配,最终实现工作效率的提升。

  从微观上来讲,管理者需要依据公司员工的工作任务类型来评判。员工所从事的是认知型工作,运动型工作,还是社交型工作?办公环境的设置是否能够很好的满足工作类型的需求?具体的评判,可以从主观和客观两方面来看,主观即指员工的满意度,客观指的是员工的作业绩效。

  事实上,办公空间的变化与企业沟通模式的变化密切相关,随着创造型知识经济的兴起,企业开始提倡集体协作的精神,人与人之间交流的需求开始逐渐增大,办公空间经历了从封闭式、开放式到景观式办公环境的变化。

  传统的封闭式办公环境等级森严,管理者的办公室往往在幽深的走廊尽头。这种模式主要适用于单独工作、人际之间沟通较少的工作类型。优点是私密性好,受到外界的干扰比较少。

  随着人与人之间沟通需求的增多,开放式的办公环境开始替代封闭的独立办公室。办公室之间的这堵墙就被打破了,带来的弊端就是私密性低,容易受到相互之间的干扰。

  目前又出现了第三种办公空间,叫景观式的办公布局,这最早是由德国人提出来的,以群体办公为代表,大的办公空间被植物、屏风、家具分割开来。

  景观式办公空间是一个大的发展趋势,人们既有共同空间、高空间利用率,同时又相对独立,且管理者可以根据企业的发展、工作内容的变化,对空间进行随意的调整,使得空间布局更加柔性化。

  在景观式办公环境里,管理者无论怎样调整格局,最重要的原则是:其环境必须和团队成员之间交流的频繁程度、业务流程上的沟通需求相匹配。

  我们曾为北京铁路局做过一个“客运专线调度所人机环境研究”项目,主要研究调度室里的办公环境,其中一个内容就是对调度室的座位布局进行设计。

  调度室由很多座位组成,这些座位如何分布排列,则关系到工作效率。调度室一共有车、机、电等七个工种。进行机车调度的时候,各个工种之间都需要进行沟通交流。但事实上,工种与工种之间交流的密切程度是不一样的,并且每一个区域负责的铁路线的条数也不一样。当时,我们通过计算各个工种之间的交流量,并依据工效学原则来决定是按照铁路线路布局,还是按照工种进行布局。

  办公环境的合理性会影响流程的质量与效率。改善办公环境,提高效率,已经成为企业健康发展的一个战略性要素。离开良好的办公环境支持,纵有完美的战略、高效的流程、先进的技术,也难以对公司的效率与效益提升有所帮助。

  事实上,管理者要想改善自身的办公环境,必须从管理的真正需求出发,而不是盲目对某些单独要素进行无关痛痒的改变。

  新加坡某大型银行为了提高客户满意度和员工工作效率,决定实施业务流程的改造。该银行曾在其国际结算部门,实施过与业务流程改造相配合的办公环境调整项目。

  管理层通过重新安排信用证申请、开立、复核、二审、终审等业务环节的座位布局设置,并配合以电脑终端的合理布线与办公自动化系统的优化,大大提高了信用证业务的工作效率,缩短了客户服务周期,获得了不错的市场反馈与业绩提升。

  绩效考核方式的不同,原则上所要求的办公环境布局也就不一样。如果公司的绩效考核是以个人业绩为基础的,员工之间的工作范围边界是十分清晰的、各员工的绩效是没有关联的,如果某一个员工的客户找上门来,在开放的办公环境中,就会对其他员工的绩效造成影响。那么,封闭式的办公环境设计更有利于降低干扰、高效地完成工作。

  另一种绩效考核的模式是以团队为准,整个团队的绩效决定团队成员的工资和薪酬。同样一个客户找上门来,如果负责这个客户的员工恰巧不在,那团队的其他成员都有责任接待这个客户,因此开放式的环境更利于团队作战。

  管理模式的改变,势必体现在办公的环境上。目前,部分企业引进了目视管理技术。比如说色彩编码,这些也都需要在办公环境设计中加入工效学原则和标准的考虑。管理

  给每一位员工都配一把4000元的办公椅!多数老板很可能根本不会想到用这种独特的办法来留住人才吧。

  陈铮:BNJN本真室内建筑设计联合创始人,参与和主导过苹果、联合利华、通用电气、新加坡壳牌等办公设计

  如果老板给每一位员工配一把4000元的办公椅,竟能无形中提升员工的工作效率!这至少,在设计师陈铮的逻辑中是可行,且满足人性需要的。

  “如果老板跟员工说,这是关注他们的身心健康,而不仅仅是一把能坐的椅子,员工可能会被黏在这个位子上。”她对《中外管理》笑言,“这比每年给员工多发4000块的奖金,来得更加有效。”

  不止对办公椅的讲究,作为室内建筑设计师,陈铮将打造精彩的办公环境设计,上升至一个与管理等同的重要位置:它是空间创造强有力的形式,有利于塑造企业专属的文化,改变人们的生活与工作方式。

  早前,在美国知名建筑设计公司AECOM工作过多年,一手创造其中国室内设计团队,担任中国室内建筑总经理,并参与和主导过诸如苹果、联合利华、通用电气、新加坡壳牌等世界500强企业的办公设计,让陈铮深刻认知这一点。而超过18年的丰富经验,不仅让她更懂得设计理念,而且能够将现有的建筑结构和室内设计充分融合,有策略地利用空间和创造聪明的设计。

  现在,这位女设计师在上海的繁华地段有了自己和另一位合伙人,来自新加坡的Ben Goh,一起创办的工作室——BNJN本线年中,也为国内不少大企业打造了风格出彩的总部设计,深得客户赞赏。

  从门口进去,没有专门的前台,扑面而来的一道黑色走廊,一下子将人的好奇心锁住。再走进里面的办公区,面积不大的空间里,却透着一片开阔与敞亮:一边是可以眺望江景的弧形玻璃窗,另一边是展现老上海城隍庙的文化符号——而这是由一排排别致的灰色瓦片装饰起来的。位于中间部分则是一排敞开的办公桌,没有区分的格子,作为BNJN本真室内设计联合创始人之一的陈铮,也和员工们坐在一起办公,甚至打电话也毫不回避,开放且透明。

  这种设计被陈铮解读为“小中见大,先抑后扬”。作为设计公司,追求办公环境的与众不同是合乎需求的。因为这样更有利于设计师发挥创意和想象力。

  事实上,许多国内外知名IT公司的办公环境也纷纷追逐新潮或另类。在谷歌,就以有特殊的遥控书桌、供员工休闲的长长滑梯而被业界称道。“办公环境风格各有不同,但设计一定要给人留下的印象深刻。”陈铮说,越是好的设计,越是贴合于企业的个性化需求。个性化将会是今后办公环境设计的一个趋势。

  然而,不是所有的公司都可以这样。将谷歌有趣的滑梯,放置在颇为传统的制造型企业,肯定被认为疯了。

  大多企业的办公环境仍以简单和规范为(博客,微博)主。但不是说老板的办公室就要奢华,员工区域就是摆摆“格子”,公共区间设个简单的茶水间就算合理布局了,在陈铮眼里,包含很多新的设计理念、空间的规划、公司文化等综合元素。

  用专业术语讲,办公环境设计必须要做“空间规划策略”。但这个规划策略不是天马行空的想象,即使追求个性化,也要契合企业的管理需求。

  比如对于人员数量庞大的企业,“一人一位”的专注区域是必然规划,供开会使用的公共会议室也必不可少,但在此以外,可不可以创建一些“小模块办公区域”,以供不同部门的员工为一个项目即时进行自由组合而展开协作讨论的需求呢?当然。陈铮认为,这对加强部门间、组织内部的紧密联系大有裨益。

  有时候,“专注”与“联系”并不矛盾,如果办公环境设计得当,针对特定区域进行恰到好处的利用,甚至利用最大化,在一定程度上必将改善企业的办公管理模式。

  在美国、欧洲工作多年,让陈铮积累了一个重要经验:好的设计,可以改变或者引导人们的很多行为习惯。这也是她从一个设计师前辈身上学到的。

  这一点,可以在BNJN本真工作室内部得到验证。在一个创意主导的设计公司,每个员工都很开心地工作,才能做出灵动的设计。陈铮认为,开心的体现之一,不能是老板封闭在自己独立的办公室,而员工不敢轻易进去,尤其是当他们想表达一些设计上的想法。

  “我要跟员工混在一起,有想法、有创意可以随时沟通,甚至他们可以挑战我。”陈铮选择了敞开地与员工并肩而坐,以此带动他们的创意思路。而原本独立的办公室则被作为一间会客室。“我从来不骂员工,但我的威信在于,让他们认可我的领导力,同时我也需要把他们的积极性调动起来。”她坚信这很重要。

  身为设计师的老板,更多的和员工一起做设计,创造一种无距离的工作空间,润物细无声中就已经改变了沉闷的管理方式。

  但现实中,陈铮注意到很多企业只顾疯狂地成长,短短数年,员工就增至数千名、上万名的规模,却很少去梳理、探讨什么样的办公模式,最适合现在自身的状况和未来的发展需求。而那些市场部因为人数增加太快而抱怨工位不够用,财务部则因资料和单据堆积成山而叹息无法存放的办公问题,只能反映一个最本质的管理问题:原来的办公模式已跟不上公司的发展,与公司的管理正在脱节。

  一个更为迫切的问题是,很多企业喜欢用年轻人。而今后,90后员工越来越成为主流,作为管理者,有没有注意到办公管理与他们的需求匹配?

  IT公司、游戏公司便是典型。年轻的IT男,是这类公司普遍存在的一股势力,当他们一个个被像摆格子一样坐在一个大办公区内,整日沉浸在梦幻般的编程世界,沟通几乎很少。“这时候,管理者需要思考的,不止是发挥员工积极性的问题,而要真正关注年轻人在想什么,什么才是适合他们的工作方式,办公环境怎样影响到对他们的管理。”陈铮建议。

  不过,现在越来越多的企业看到了这个趋势,开始琢磨为年轻人创造需求,如何将他们凝聚在一起,让人才愿意留下来。

  但是,在办公环境的布局上,如果仅仅满足人员增长而不停地增加位子,却忽略人性需求和对软环境的塑造,即使在开放的办公区内,领导与员工之间仍存在距离感。反之,在办公区域以外的地方,创建一些有温情的咖啡区、茶水间,甚至用透明的玻璃隔开若干个小电话亭,供员工打私人电话之用,他们都会乐意来此聊一聊。

  如果再增加些许创意,在咖啡区或者茶水间搭一些漂亮的台子。员工在此处你来我往,久而久之,就会对这个特别的小空间产生好感,甚至慢慢养成来此交流或讨论问题的习惯。“不是所有的会议,都要关起门来严肃地开。”陈铮聊起设计来十分有感觉。

  事实上,这些富有个性的设计无需花费很多钱,只要巧妙地利用空间。而对于企业来说,营造一种打破界限的温馨办公环境,无异于给员工创造另一个“家”。“不同企业有不同的表达方式,我们会倾听客户的想法,再将我们的设计经验融进来。”当陈铮为客户提出类似这样的建议时,企业通常也会豁然开朗:原来办公环境管理如此重要!

  在陈铮的设计观念里,一定要像了解一个人那样去了解一个企业,更多地与客户沟通。“办公环境的设计和布局,跟一个公司做的生意密切相关。”她说。

  但是,即便是一家做木地板的企业,办公环境的体现也不能全用木头来堆积。反而,在不可缺少的木地板以外,增加一些其他金属元素,比如将木头和不锈钢、红铜、甚至名贵的皮具,恰如其分地结合在一起,木头便成了整体设计中的焦点。

  通过设计和其他元素的融合,使木头的可塑性艺术化地得以表达,不失为一种高明的设计。陈铮坦言,现在做“空间规划策略”的时候,会更多地融入艺术的氛围,想办法帮助企业提升办公环境的品位。

  为每一个公司提供一种不同的办公设计解决方案,是设计的强悍之处。对于设计师,却是不寻常的挑战。但每做一个项目,陈铮和她的设计师团队都会像给一个公司量身定制衣服一样,先弄懂这个公司的性格和个性是什么,何种设计风格、怎样设计更符合这个公司的气质,而不能让设计仅停留在苍白的方案里,不能落地实施。

  一个公司的个性,一方面反映它当前的发展状态,即企业所处的发展阶段,与办公管理模式要相适应;与另一方面,随着公司的不断成长,它的竞争对手、它在行业中所处的地位,以及未来的成长空间和面临的挑战,这些内在特质均需要一一摸清楚,才能为“空间规划策略”提供有价值的设计指导建议。

  并且,了解企业的管理者及其喜好和需求,在陈铮看来同样至关重要。这对于一贯是老板决策的企业尤其如是。

  “设计行业是定制化服务,特别是室内设计师,在服务上要比建筑师花费更多的时间,对客户了解得越透,就越容易做出好设计。”陈铮始终认为,好的设计师是拿客户的钱去做客户想要的事情,而不是单为实现自己的设计梦想。

  一切“定制设计”的基础,必然站在企业的角度去想。“最好的设计,是将挂在墙上的口号拿掉,通过设计传递出企业特有的文化,真正做到让办公环境与一个公司的气质相匹配。”陈铮如是说。管理

  未来,办公空间必然会成为薪酬之外的企业的竞争力,成为判断企业价值的重要标志之一,这是企业发展的必经阶段。

  1999年到2015年,15年来,阿里巴巴有幸成为中国最早的一批互联网公司,并进入到全球竞争的行列。

  阿里巴巴是个没有生产环节的轻公司,企业最重要的资产是人(包括员工、访客、第三方供应商合作方),所有的配套都围绕人进行,实用,温暖,健康是最核心的诉求。

  阿里的办公楼分为自有园区和租赁物业两种,2005年有了第一个园区。自有园区由不同的世界知名设计者操刀,滨江园区由澳洲国际知名建筑公司HASSELL设计,西溪园区的设计者是推崇“让建筑消失”的日本建筑大师隈研吾,以大量“孔”的设计,创造了一个建筑与自然紧密融合的工作空间。它们的外形和内部空间都大量运用多边形、曲线造型、白色和标志性的橘黄色,用柔软化解建筑的硬度,呈现出活力与创意,能激发灵感,让人愿意停留。

  阿里正在高速成长期,共有超过30万平米的办公区,还有新办公区15万平米即将投入使用。自有物业对员工起到了一定的吸引力和凝聚力,对员工的工作热情和状态也是有影响的,很多员工以阿里为荣。

  邮局、银行、餐厅、书店、健身中心、咖啡馆进驻办公区也就顺其自然。办公空间的角色因此变得多元化,最大程度的满足员工的不同需求。

  自有物业的人均面积在15-20平米之间,租赁物业的人均办公空间10-12平米。这其中近一半属于公共面积,包括会议室休息室在内,而且这一类型的空间会越来越大,以满足频繁多样的交流。具体到每个人的工位,大小取决于工作内容的需要,比如阿里云团队做家庭应用为主,大量使用大屏电脑,有线电视、移动支架等工具会充足提供,因此工位尺寸更大。

  在阿里,业务线多,组织架构变化快,没有等级森严的概念,副总裁及以下管理者都没有独立办公室,各条线主管都和部门团队一起办公,沟通模式是无组织无边界。阿里的办公环境整体呈通透开放式,多种风格的半休闲空间彼此呼应,以随时随地满足互动要求。不同的部门,所在空间可充分自由地进行二次装修,每层楼都由所属部门团队自主进行软装。最大的利用空间是墙面和休闲区,风格更新率极高。

  “拥抱变化,积极适应”,是阿里巴巴的文化关键词之一。阿里开会的特点是会议多,速度快,跨团队,会议类型包括商务谈判,客户接待,部门会议,员工培训等。会议室也因此而区分出不同功能、风格、大小,以满足不同会议场景。有为海外团队准备的中国风会议室,有浴缸上放一块透明玻璃板当会议桌的创意会议室,有不提供椅子的站立会议室,在大的空间里常常用到移动屏风。滨江园区有1.65万人,正式会议室320间,半开放、临时性会议室更多,以每天8小时为单位,平均每个会议室的使用率达90%。

  2009年之前,阿里的业务以销售为主,推崇“使命必达”的强大的执行力,实行结果为导向的单向沟通。淘宝网做大之后,企业文化转移到互联网草根文化,越发重视创新和个性,强调对个体的尊重,开始了上下互动的沟通。

  企业越来越像一个小社会,管理与沟通协调工作越来越需要智慧。阿里的招聘主要有三部分:应届毕业生、社招员工、关键岗位的行业精英与管理者。人少的时候员工之间借助频繁沟通有充分的情感连接,有信任,容易解决问题。当企业招聘规模越来越大,人员素质和自我意识都越来越高,与之伴随的是个性更加突出。规模必然导致管理与沟通成本增加,同时,沟通内容越来越需要准确和有说服力。单向沟通已经过时,现在必须全程互动沟通,甚至正式开始之前意向性的计划都需要先拿出来和员工互动。管理风格和方式也必须有改变和适应,管理者的知识与经验也都需要补充提升。

  阿里巴巴的管理风格和公司所处阶段及业务模式有关。互联网的发展是加速度的,最初是全员集中一刀切式考核。随着全新业务如淘点点,来往,去啊等上线,考核日趋尊重业务之间的差异性,由团队领导决定业务考核的频率和要点,采取基于原则的顺其自然的管理。

  日常工作中,遇到重大事件时阿里会第一时间发全体邮件,每个员工都可以在公司内网发布帖子探讨问题。每年年会都会现场图文直播,专设环节收集内网的问题由代表向集团层面现场提问。这种形式能对降低组织扩大带来的沟通成本起到一定作用。

  早在2005年,阿里巴巴就自主研发了内部沟通使用的PC端应用,随着应智能手机的普及,近五年又投入使用了内部手机端办公应用,真正做到移动办公、随时随地办公。员工可以用手机审批文件,手机上传请假单,查询快递,查找同事能够提供搭顺风车的机会。最新升级版应用还能够控制所在办公室的灯。

  阿里的集体活动有两条主线,一是不同层次的集团重要纪念日,如阿里巴巴周年庆,双11等,此外阿里每年有自己的年夜饭和开门红包。二是小团队自发的,如员工入职五年庆,员工生日,围绕传统节日开展的活动,如分享腊八粥、粽子等等。每年有固定的outing基金由部门及个人自主安排使用。

  阿里巴巴重视员工座椅的舒适度,统一采用美国品牌Haworth(海沃氏)。但前不久到海外交流考察后发现,硅谷的一些公司如linkedIn开始使用电动可升降办公桌,适应站、坐等不同姿态,也更适合不同身高体型的人员。这让阿里意识到,在员工关怀这件事上还有很多内容要做。

  作为一个身处变化漩涡与前端的互联网企业,阿里谈的最多的是“生态”。人与环境是相互影响的,但只有在企业发展健康稳定,所处的大环境生态稳定的前提下,企业的办公环境才能起到吸引和保留员工的作用。美国的硅谷是相对成熟的园区,同行业员工薪酬水平相当。因此公司的位置、办公建筑与内部环境的设计会起到重要作用。而今,有能力为员工提供高水准办公条件的公司还是少数,未来,办公空间必然会成为薪酬之外的企业的竞争力,成为判断企业价值的重要标志之一,从标准化逐渐形成个性化,这是企业发展的必经阶段。管理

  在位于上海松江的巨人产业园区,一片宏大而超乎想象的生态办公区赫然矗立,号称“从地里生长出来的建筑物”,看上去绝对养眼。

  而走进巨人网络的总部办公楼,一个仿佛单独悬空着的结构,被置于一楼大厅的中央。另一边,是一个斜跑式的长梯,下面坐落有一间会议室,在会议室的顶面上又种了一棵树,一直贯穿至整个楼宇的4层空间……而以灰白、黑色为主打的整体色调,与巨人网络另类的企业风格也颇为相衬。

  这是巨人产业园区中的最亮景观之一。即使没有亲眼目睹过,但这样的描述,是不是也会让人产生独特遐想?这种视觉感非常强烈的设计风格,被一手操盘的BNJN本真室内建筑设计师陈铮称为“梦幻办公”。不过,线月才投入使用,部分还在紧张施工中。

  “我们是网游公司,团队比较偏年轻化,所以不希望这个空间像普通写字楼那么沉静、死板,所以在严肃中,要带有一些轻松创意的感觉。”李宁,巨人集团副总裁对《中外管理》谈起公司的办公环境,颇有兴致。

  “这跟人穿衣服一样,如果你的穿着非常精神,非常出彩,整个气质都会引导你的行为意识。”李宁说。

  这种切身体会,源于早期巨人产业园一期当中的一座特色建筑,是由获得美国普利兹克建筑奖的建筑事务所——墨菲西斯创始人汤姆·梅恩亲手打造的。如今这座办公楼,巨人网络的员工们正置身其中。

  与早些年巨人网络所租赁的普通写字楼相比,新办公楼不仅高大上很多,而且置身其中的员工的工作激情立马释放出来。巨人网络开始注重对办公环境的塑造。设计在史玉柱眼里,尽管独特性很重要,但也不能是纯粹的设计,对于公司而言,必须考虑到空间的实用性和管理成本。

  而目前正在施工的二期办公楼,就是基于这种管理平衡的重要性而做的。室内设计正是由陈铮和她的另一位合伙人Ben Goh一起完成的。

  “我们希望办公室整体看起来简约,而又不简单。”李宁说。如开头所描述,整个大厅的布局与设计并不复杂,但凸显起来的梦幻气质却着实存在,很耐看。更关键的在于,对于网游类公司,最宝贵的资产是人,尤其是以年轻且富有活力的IT男为主,如果给员工创造一个放松、舒适,并激发他们灵感的办公场所,一定可以提升他们不俗的创造力。

  巨人网络对办公环境的内涵追求,不止停留在设计风格上,连灯光的选择也颇为考究。陈铮提出灯光也要刻意讲求对员工视觉有好处,而不光是美观的建议后,巨人网络欣然采纳。因为好的光源,可以让人在长时间工作状态下,不容易产生疲劳感。

  这些对细节的精致追求,在李宁看起来都是“不简单”的表达。“除了设计感以外,办公室可以做得更加符合员工的切实需求。”她对此颇有体会。

  在以个性化的办公大厅满足人们视觉冲击力的同时,巨人网络内部员工办公区,仍以略为工整的布局为主,只不过,“摆格子”不是为让员工填满空间,更多考虑的是将更好的位置留给多数员工,特别是将创意性员工集中在采光较好的区域,一方面有助于他们发挥创意,另一方面也便于公司管理。

  正因为此,巨人网络没有层级限制,高管也不会高高在上,总监、副总裁、甚至CEO都和员工打成一片,“做项目的时候,高管都冲在一线带着大家一起做。”李宁说,开放与融合是互联网公司的特质,这使管理者与员工之间的距离变小,有利于打破管理的沉默感。

  现在,作为巨人网络创始人的史玉柱,即使退居幕后,但也会时常过问一下公司事务。据说每开发出一款游戏,他总会以玩家的身份去玩,然后顺便提提意见。

  这样的办公氛围,想必对当下年轻人有十足的吸引力。在网络游戏公司,80、90后员工如今已成为主流。以李宁的观察,这些追求个性、自我主张的年轻人,需要的是真实和信任,公司更需要一种平等开放的环境和文化来接纳他们,否则,稍不如意他们就会轻易走人。

  为了满足员工极富个性的需求,巨人网络在每一层开辟一两个独立的小空间,以供有些员工开简单的电话会议或者打私人电话使用,甚至如李宁所说,因为开放式办公的环境,员工可能就想静静冥想一会儿或者集中精力写段文字都很奢侈,但这样的“私密空间”尽可满足。

  在史玉柱的规划中,网游是典型的创意产业。而作为公司研发总部的办公区,必须帮助年轻人缓解、释放压力,还要能够激发他们的创意热情。

  “那么,一个冷冰冰、硬梆梆的办公室,肯定是与游戏公司的个性是脱节的。”设计师陈铮说。这时候,工作的自由度,就成为了巨人网络打造办公环境的着力考虑因素。

  身为互联网公司,巨人网络的组织架构已充分扁平化,经常以项目为主导形成一个团队开展研发工作,而在不同团队之间的临时性组合也早已成为惯常,在此情况下,只有做到空间的快速变更,才能更好地推进项目协同协作。

  基于空间的利用效率,巨人网络进行了敞开办公区和会议室衔接的设计。在两排员工工位之间,放置一些能够灵活组合的办公桌,里面可存放一些随时需用的资料,但同时这张桌子的另一个隐性功能——是在一个项目小组成立时会变成临时会议桌,然后团队成员一转身即可展开开放式讨论,快捷而又高效。

  对办公区域的充分利用,同时又能够自由组合的设计,最适合于大家为开会而苦于找不到空闲的会议室之际,这即使在有足够多会议的大公司也会频繁发生。显然,这种独特的讨论区域,不用的时候或许只是一种功能配置,而当被派上用场的时候便能发挥大作用。

  正如李宁自己的体验:“布局看着舒服,用起来也很自由灵活,这样的弹性空间对于办公管理是一种锦上添花。”

  对于人员快速膨胀的互联网公司,发展规模难以控制,就像李宁说的,一座办公楼当初计划装800人,但楼还没完工,员工就已增加到1400人了,怎么办?

  而像这样的弹性空间,就可被当作以备未来发展之用的空间进行有效地规划,一旦员工增加的时候,可以随时调配使用。这好比一件衣服,本身设计并不花哨,但剪裁和布料的搭配与利用却要恰到好处。

  集功能与设计于一身不能不说是精心的设计,然而,这样的弹性空间,或许是很多公司意想不到的。管理

  铁姆肯的办公空间早已经不是原有的行政中心,而更像一个“有机大脑”:链接制造端和售后端,更方便地给客户提供超值服务。

  橙色的明快背板,简洁的橙白相间家具,开放式的空间里面,根本没有管理层和下属的区隔,即便有玻璃隔间也是完全通透的。每走过一个区域,就能看到很多有趣的装饰图画和标语,而位于办公室两侧的茶水间里,各种花草茶免费提供,喝上一杯即刻让人心情舒缓,很多员工将自己的办公桌进行了有趣的个性化装饰。让很多来访者感到印象深刻的是,一位高级女性经理的办公桌上堆满了可爱的玩偶和娃娃,五彩缤纷,而她的座位就在中国区老总的不远处。

  最有意思的是,你会发现整个空间都是弧形设计,各个空间紧密相连,像无数个套在一起的圆环,不像日常企业里办公区域那样严密分割,在这里你会感觉到处都是同事的办公桌,也到处都是可以交流的公共空间。

  “我们是特意设计成这样的,方便大家交流的同时,也能通过频繁交流来激发人的创造性。”施博胜,(铁姆肯公司中国区总裁)告诉《中外管理》,作为一家成立超过百年的轴承制造业企业,铁姆肯能够基业长青的根本就在于善于激发员工的创造性,而这种创造性当然也来自日常办公环境的精细化管理。

  在施博胜眼中,这些事情看上去非常细小,其实有长远的影响。比如:设计合理的采光系统,将能提供更加精准的光照,在有限的能源消耗下确保工作质量,同时最大限度保护员工的视力;运行得当的通风设备能够促进办公室的空气流通,有助于降低员工的疲劳感以及稳定情绪;此外,在铁姆肯的办公室里采购椅子,早就成为一个重要的内部管理事项,如何更加环保并且符合人体工程学和使用感受都是需要考虑的问题。

  施博胜表示,在他眼中,铁姆肯早已从传统制造业完成了转型和飞越,他们客户提供的早就不仅仅是轴承产品,而更多的是解决方案和优质服务。所以如今的办公空间早已经不是原有的行政中心,而更像一个“有机大脑”,链接(设计、应用、制造、商务、品牌等各个环节),提供给客户超值的服务。从这个角度而言,虽是制造企业,但其知识密集的程度其实早就不亚于互联网和高科技企业。

  在他看来,铁姆肯内部早就达成一个共识,办公室不仅仅是办公的地方,同时也是员工接受培训或者自主学习的场所。比如,随处可见的小型书架上,都有各种经典管理书籍可供取阅,提供充足的场所进行线上线下培训。此外,最有特色的还要数“培训招贴”。比如,曾经铁姆肯的培训部门延请了主讲《高效能人士的七个习惯》一书的讲师进行培训,但他们很担心有些员工没有引起足够重视,就到处展示标贴,并张贴海报系统介绍相关的著作和培训师,从而引起了员工浓厚的兴趣,获得了最好的培训效果。

  施博胜指出,其实这与他们如今的工作模式很相关,每个员工首先要熟悉自己客户所在的行业以及相关知识,然后为客户提供定制化的解决方案和服务。在这个过程中,了解行业和市场很重要,如何进行自我管理以及团队沟通也很重要。举个例子,如今无论是销售工程师还是技术工程师,常常需要自己独当一面,单独应付某个重要客户或者了解某个行业,他需要不断提升自己的管理决策能力,以及加速提升工作效能满足客户需求,所以才会有高效能人士的培训出台。但有的时候,很多员工以为这就是一场普通的培训和学习,并没有太多在意,最后培训的效果当然只能打折。而如果不能实现员工自我革新和管理,仅仅依靠行政命令来推动企业快速发展,在现在的制造型企业中也是完全行不通的。

  实际上,在长期服务客户的过程中,铁姆肯公司通过调查发现,如果服务做得好,产品的使用寿命就可以提高三倍,给客户带来极大方便和长期利益。而这个服务到底怎么算好怎么算不好?恐怕虽然有些是完全客观的标准,有些则只能依靠员工的自我管理和技能提升,从这个角度而言售后服务的市场虽然很大,但如何缔造全新的柔性制造的理念,从产品到服务转型,并不断从客户端出发完成转型和产品更新,才是根本。而这些都有赖于对员工培训的持续投入。

  因此,虽然如今依然处于全球领先的地位,施博胜却认为随时都必须准备好面对来自市场的各种变化和挑战,培养一支过硬的本土部队给予他们足够的支持才是当务之急。

  不过,说到制造业的办公管理,其实还必须提到工厂内部管理,因为作为机械精密部件,轴承的加工生产流程虽说并不是特别复杂,但对质量和标准的要求却格外严酷。比如,飞机起落架上的轴承必须是零瑕疵,绝对不能有任何差池。

  人们最好奇的发现是,虽然铁姆肯的各国总部设计异彩纷呈,但工厂的外观似乎出奇地相似,仿佛克隆版。

  “这是对于生产精益化的一种体现,我们在全球各地无限贴近我们的客户,所以我们也要提供统一标准的铁姆肯产品。”施博胜认为,其实外观上的统一也是为了达到更加苛刻和关键的要求——真正绿色环保。

  与一般制造业不同,很多时候轴承生产与钢铁生产密切相关,1990年代开始,铁姆肯在全球推行实施绿色环保工厂标准。比如在中国位于无锡、烟台、成都的多家工厂均已获得ISO14001环境管理体系认证,其中位于湘潭的工厂更是和美国的总部一样,荣获美国绿色建筑协会颁发的能源与环境设计先锋(LEED)金奖认证。力求在场地规划、水资源节约、能源利用和大气环境保护、材料和资源的合理利用、以及室内空气质量等五大方面达到世界先进水平。

  施博胜认为,非常有趣的是,铁姆肯的工厂作为不断克隆的“绿色工厂”,虽然短期来看还不能达到办公空间那样的灵动与富有个性,但绿色工厂对环保的倡导,将很好地保证铁姆肯员工的身体健康与精神的愉悦,也能让员工更好理解如今轴承行业的热门客户——新能源企业的核心需求,可谓一举多得。管理

  白宇浩:猫王家具营销总经理高博:猫王家具设计主管采写/本刊记者和斌斌

  地产业的发展,中小微企业的发展,以及人们对空间多功能化的需求,为钢木结构的办公家具提供了广阔市场。

  家具行业的产品变化,折射出现代办公环境的需求变化,反映出时代背景下企业发展中对于管理和人性需求的思考。

  五年前,做了20多年家用家具的猫王,突然接到很多企业采购书架的单子。他们意识到办公家具市场的巨大潜在需求,而猫王家具钢木结构的设计极其适合办公使用。调研了猫王在北京的企业用户后,2012年起猫王思路转变,延伸出了办公家具产品线,特点是模块化组合,普适性强,可灵活组合与分拆,便于二次改造,同时色彩和造型简洁低调,轻便耐用。如今猫王的市场覆盖现已在全国拓展到33个城市。

  办公产品设计在做到节省空间的同时,也在顺应心理学意义上的距离效应——通过办公家具设计改善沟通效率。如果空间满足不了需求,可以通过模块的灵活组合实现功能。比如开会时,单个办公桌可以拼接成会议桌。公司扩张而空间紧张时,原本供六个人的空间,可在家具数量不变的情况下通过重新组合可以改成适合十个人使用的空间。

  不同管理架构的企业对员工要求不同,但通过合理布局公共区域的家具,可以营造一个多功能的开放与半私密结合的空间,一方面能有效节省面积,一方面便于休息和人际交流,以此达到劳逸结合的效果,使工作者保持好心情。

  2013年下半年开始,越来越多的客户要求去掉隔断,减少墙面,不做吊顶以增加室内空间的高度,增加互动空间。同时鼓励员工自由装扮部门及个人工作空间。这显示出一种趋势:重视沟通。所有行业都有这种变化,互联网、创意类企业尤其明显。最理想的工作环境是接近于居住生活环境,休息与办公一体。这方面百度和腾讯做得非常好,借鉴了国外互联网公司的风格。

  人在愉悦状态下的工作效率与疲惫状态的工作效率完全不同,空间大小、高度、距离、采光、色彩,都是影响人的状态的因素。有数据表明,25米以外的距离会让人懒得沟通,全封闭式房间也会将沟通距离拉大,容易让管理形成低效沟通。超过安全距离,沟通成本会增加;超过便利沟通距离,沟通会减少,效率都会降低。沟通频繁的部门之间的距离,不宜超过20米,并且要拥有专用会议空间。同部门之间,人均距离适宜间隔两米左右。

  面对面的交流很重要。70%以上的有效决策都是通过开会头脑风暴得出,日常工作中几句话可以说清楚的事如果用文字的形式表达,显然更浪费时间。

  空间的多样性,为定制家具创造了市场。定制家具主要体现在板材的形状、花色、尺寸、材质,例如为企业定制带有品牌logo或指定颜色的家具。

  中小型企业是猫王的重点服务群体,近年来,SOHO办公、家庭办公的小微型企业客户明显增多,淘宝店、夫妻店、设计工作室大量涌现。工作空间和生活空间结合,个性化需求乃至定制需求日益突出。模块化组合式家具的优点在这一群体中格外适用,比如可以利用房间转角放置家具,用柜体分割空间,灵活利用的同时节省空间。

  曾有一个做外贸的客户,办公室的形状不规则,预定了猫王家具,要求在某些位置必须放置什么家具,要求将办公区设计成流线型造型,并要体现格调和品味。猫王家具为其提供了异形办公桌面的定制生产,经过三次模块化组合调整才达到客户的要求。这只是私营企业个性化办公需求的冰山一角。

  以前的工作方式是上传下达,现在的工作方式是团队协作。人们越来越意识到,规则要顺应人本身的作息规律和审美,以及心理特点,让人在愉悦的氛围中习惯自律,而非束缚于刻板的条款与空间中。这就是现代办公家具市场越来越大的根本契机。管理

  人需要在空间里生存,空间塑造是建筑艺术的核心。办公建筑日趋融合艺术建筑的美感,满足精神需求,这是当代办公建筑必然的发展方向。

  汪恒:中国建筑(601668,股吧)设计院有限公司总建筑师采写/本刊记者和斌斌

  建筑设计是一种协调平衡的技艺,需要在制约条件下达到建筑综合品质和效益最大化。好的建筑师就像电影导演,要综合协调与平衡城市规划、开发要求、使用者的功能需求精神需求、工程造价等各方关系,在约束中智慧地创造。

  建筑最初的功能是遮风避雨。如今早已成为一种语言,与世界沟通,与人沟通,成为拥有者、决策者思维的表达和纪念。

  办公建筑的设计可分两大类:自用型、总部型,为一家单位、公司服务;为多家公司服务,多家公司租售合用型。前者需求明确,属于定制型设计,后者要综合考虑兼容性、普适性需求,常用标准化大生产的设计方式。产业与行业不同,企业规模不同,对建筑的需求也不同。银行金融保险业关注稳重、安全感、专业性、权威感的气质,科技、创意类企业则要表现出灵动感,未来感。

  过去的办公楼以事业单位、政府机关使用为主,以满足基本办公行为需求和空间需求为主,建筑风格多是走道+单间模式。

  而今市场经济大繁荣,使用者多元化,公私营企业大放异彩,大型外企成为常客,互联网为主的服务业、文化创意产业、轻公司大量出现。现在的办公写字楼建筑更注重人际沟通和工作效率的需求,呈现出交流休息空间+开放式空间的多元化风格。动静结合,体现文化与价值观,体现对人性的尊重和对审美的尊重。

  现场施工的砌筑方式已经不适应现在工业化标准化高速度生产的模式。18世纪美国最早兴起高层建筑时,外墙还使用砖石砌筑,内部柱子密密麻麻,影响视觉感受和空间利用。轻质材料的应用推动了超高层建筑的兴起,玻璃幕墙、铝板、钢架等日益成为必不可少的建材。早期镀膜的反射玻璃会带来光污染,而今反射率不超过30%的中空玻璃、双层、三层玻璃出现,不仅较好解决了光污染问题,也能结合保温材料很好的提供保暖隔热功能,节能效果远超传统砖石结构。电梯技术也加速了高层超高层建筑的发展。科技改变生活,建材和建筑也能改变生活。正因为有了条件,设计师才敢想,开发商才敢做。

  然而过度的高大上建筑会浪费资源能源。一些三四线米以上的建筑,受虚荣心攀比主导,远超实际需求,绝不可取。

  以获得多个建筑奖项的百度大厦为例,整座大厦兼具办公、休闲、娱乐功能,设计充满流动感。长方形“搜索框”造型的外部结构,波浪形外立面,四合院结构的花园中庭,层次丰富的loft空间,以“青玉案”、“望江南”、“万年欢”、“天下乐”等词牌名命名的科幻感会议室,最大化自然通风,自然采光的节能设计,无不体现出简单与复杂的调和之美、简单与复杂的辩证法。“简单可依赖”的企业文化自然融入其中。

  人需要在空间里生存,空间塑造是建筑艺术的核心。工作中很多灵感都是在沟通中产生,在优美的环境中产生。建筑设计的功能就是最大化利用自然条件,营造出舒适的活动空间,进而使空间形成特定的氛围,体现出审美和实用性的结合。

  创造足够多的交流休息空间,既要安静舒适的办公空间,也需要沟通便利的空间。十几二十年前,建筑净高2.6-2.7米就是办公建筑的普遍标准,现在普遍达到3.0-3.2米甚至更高,独立办公室和开放办公区的进深也随之增加。带轮子的座椅,贯通的办公区,连廊和楼梯,都起到沟通作用。

  开放贯通的空间能够打破人的心理距离,减少心理上对于移动的犹豫;用书柜、绿植代替隔板,将1.8米的隔断,改变成1.2米的隔断,能无形中加强沟通意愿;在不同办公区之间设置茶歇空间,图书室,休息室,放置座椅,能无形中增加沟通的频率和深度;视野开阔的大窗,推拉门、玻璃门,能大大改善采光与通风,改善人的空间感受与心情;将楼体间的连廊设计成可以休息聊天的多功能区域,楼梯设计在建筑外墙并使用透明防护罩,或将常见的内部步行梯设计成打破传统模式的流线型、多功能型等,并使用丰富多样的色彩,可起到节省空间、让建筑增加趣味性、鼓励人们走动,达到被动健身的效果。

  人们普遍有先入为主的认知,认为办公建筑不需要多考虑绿化。其实越是高层建筑,因缺地气,越需要接地气。很多办公建筑位于市中心,区位价值大,用地少,开发强度高,普遍2-10的高容积率使得几千人几万人才能摊上一点绿色。但建筑师能利用屋顶、内部中庭、架空地面等建造空中花园,设计垂直花墙,创造100%、150%甚至更高的绿化率。国内外很多超高层建筑已经在研究将楼层的一部分建成垂直农场、垂直花园,一个楼甚至可以成为一个小型生态圈。

  再如新华日报集团大厦,这座高层建筑采用了分层中庭的设计,内部空间设计形成多层叠加的模式,平均每三、五层楼一个中庭,将大厦分割成各自独立又便于相互沟通的空间,供旗下十多家单位使用。

  好的办公建筑要美,要实用,要节能,要可持续发展。不是靠昂贵材料堆积,而要综合平衡各种需求,巧妙投射进设计师的智慧。好的办公环境是方方面面的设计者和工作者共同打造的。建筑设计师要成为先行者,对建筑功能和企业行为做横向比较研究。不仅仅看企业现有的空间和行为模式,更要考虑到人的心理需求,以及未来企业可能的发展规模和模式。建筑对人的影响是客观而长远的。对人的行为模式、心理模式、管理模式、效率,都有很大影响。建筑已经不是单纯的停留空间,而成为聚合的提供能量的空间。

  现代办公建筑要做复合化空间,日趋融合艺术建筑的美感,满足精神需求,让人们在空间中更舒适,更愉悦,更有创造力,这是必然的方向。管理

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